Beim Wechsel in die Cloud müssen Jahre an Akten, Wundverläufen und Stammdaten mit. Spielen Sie eine Probemigration durch, sehen Sie, woran Datensätze scheitern, und planen Sie den Stichtag so, dass am Montag niemand ohne Akte dasteht.
01bestand → was liegt wo, in welchem format02entscheiden → migrieren · archivieren · löschen03mapping → feld für feld, schriftlich04probelauf → stichprobe, gründe, nachbessern05testlauf → alle daten, abnahme mit dem team06stichtag → freeze, import, prüfung, go-live
Über Jahre ist in jeder Einrichtung ein Bestand gewachsen: Stammdaten in der Fachsoftware, Akten auf dem Netzlaufwerk, Wundfotos in Kamera-Ordnern, Verordnungen im Fax-Eingang, Abrechnungsdaten beim Dienstleister. Beim Umzug vom eigenen Server in die Cloud muss all das an einen neuen Ort, ohne dass die Versorgung stockt.
Dieser Leitfaden beschreibt den Umzug selbst: Bestand, Entscheidung, Mapping, Probelauf, Abnahme und Stichtag. Welche Daten welchen Schutz brauchen und in welchen Wellen umgezogen wird, steht im Leitfaden Cloud-Migration. Austauschformate erklärt die FHIR-Werkstatt.
Name, Geburtsdatum, KVNR, Kasse, Kontakte, Angehörige
PDF, Scans, Word-Dateien, oft ohne Ordnungssystem
Messwerte, Beschreibungen, Fotos mit oder ohne Datum
Häusliche Krankenpflege, Hilfsmittel, Genehmigungen
Leistungsnachweise, offene Posten, Absetzungen
Nicht jeder Datensatz muss umziehen. Behandlungsunterlagen unterliegen Aufbewahrungspflichten, für die Patientenakte etwa zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung (§ 630f BGB). Für Abrechnungs- und Steuerunterlagen gelten eigene Fristen. Zugleich verlangt die DSGVO, Daten zu löschen, die nicht mehr gebraucht werden und für die keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht.
Laufende Versorgungen, aktive Stammdaten, offene Verordnungen, Wundverläufe laufender Fälle mit Fotos.
Abgeschlossene Behandlungen innerhalb der Aufbewahrungsfrist, alte Abrechnungsjahre. Lesbar, durchsuchbar, nicht mehr änderbar.
Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, Test- und Doppelbestände. Löschen mit Protokoll, nicht nebenbei.
Welche Daten Sie wofür und wie lange verarbeiten, steht im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Es ist die beste Grundlage für diese Entscheidung. Konkrete Fristen klären Sie im Einzelfall mit Ihrer Datenschutzbeauftragten.
Zweistellige Jahreszahlen, Kassen als Freitext, Diagnosen in Freitextfeldern. Jedes Altsystem hat seine Eigenheiten.
Wundfotos liegen oft als lose Dateien vor. Ohne Aufnahmedatum und Zuordnung zur Wunde ist der Verlauf nicht mehr nachvollziehbar.
Dieselbe Person zweimal angelegt, einmal mit „ae“, einmal mit „ä“. Wer blind importiert, verdoppelt das Problem.
Allergien, Absprachen mit Angehörigen, Hinweise zur Lagerung. Was nicht in ein Feld passt, darf trotzdem nicht verloren gehen.
Ohne unberührte Sicherung des Altsystems und klaren Rollback-Punkt wird aus einem Problem am Stichtag ein Problem für Wochen.
Ein neues System, das am Montag einfach da ist, wird nicht angenommen. Migration ist auch Kommunikation.
Vieles davon lässt sich vor dem Umzug in der Quelle bereinigen. Wie das geht, zeigt der Leitfaden Datenqualität. Erst bereinigen, dann migrieren: Das spart Probeläufe.
Bevor alle Daten umziehen, läuft eine Stichprobe durch genau die Regeln, die später gelten sollen. Jeder Datensatz kommt an, kommt mit Hinweis an oder wird abgelehnt, und zwar mit Grund. Probieren Sie es an zwanzig fiktiven Datensätzen aus.
So geht’s: Regeln einstellen, „Probelauf“ drücken, Gründe lesen, nachbessern. Abnahme gibt es erst, wenn kein Datensatz mehr abgelehnt wird.
Noch kein Probelauf.
Wichtig: Eine Regel, die Fehler „wegschaltet“, ist nicht automatisch richtig. Ein Platzhalter für eine fehlende KVNR bedeutet Nacharbeit, und jede zusammengeführte Dublette sieht ein Mensch an, bevor sie gilt.
Welche Daten liegen wo, in welchen Formaten, wer pflegt sie. Dazu gehören auch Excel-Listen und Ordner, die niemand „System“ nennen würde.
Migrieren, archivieren oder löschen, entlang der Aufbewahrungsfristen. Danach Dubletten und Formatfehler in der Quelle bereinigen, nicht erst im Ziel.
Feld für Feld: woher, wohin, mit welcher Umwandlung. Jede Regel wird aufgeschrieben, damit Stichtag und Testmigration dieselben Regeln nutzen.
Ein kleiner, bewusst gemischter Ausschnitt, gern mit den schwierigen Fällen. Gründe lesen, Regeln nachbessern, erneut laufen lassen.
Alle Daten in eine Testumgebung, Zählungen gegen die Quelle, Stichproben durch das Team. Erst danach die Abnahme.
Freeze, Export, Import, Prüfung, Go-live. Das Altsystem bleibt eine Zeit lang lesbar, der Rollback-Punkt ist vorher vereinbart.
Der Stichtag ist kein Sprung ins Ungewisse, sondern ein Ablaufplan. Vorher steht fest, wer was tut, woran die Prüfung gemessen wird und bis wann ein Rollback möglich ist. Nach dem Go-live bleibt das Altsystem für eine vereinbarte Zeit lesbar, damit niemand ohne Akte dasteht.
Etappe antippen. Was passiert, wenn die Prüfung scheitert?
Im Altsystem wird nichts mehr angelegt oder geändert. Was dringend ist, landet auf einem vereinbarten Papierformular und wird nach dem Go-live nachgetragen.
Wer: Leitung kündigt an, Team weiß Bescheid
Wer den Freeze nicht kennt, schreibt ins Altsystem. Deshalb vorher ankündigen, am Tag selbst noch einmal erinnern.
Wer täglich dokumentiert, weiß, welche Felder wirklich genutzt werden und wo Wissen im Freitext steckt.
Pflegefachkräfte und Wundexpertinnen sehen in der Probemigration ihre eigenen Fälle und sagen, ob der Verlauf stimmt.
Die Abnahme unterschreibt nicht die Technik allein. Das Team bestätigt, dass es mit den Daten arbeiten kann.
Das neue System kennt das Team aus der Testumgebung, bevor es damit arbeiten muss.
Wer wann was erfährt und mitentscheidet, lässt sich mit dem Leitfaden Team mitnehmen planen. Die Schulungen rund um den Stichtag strukturiert der Schulungsplaner.
Wir nehmen Ihre bestehenden Systeme und Ablagen auf, vom Fachprogramm bis zum Scanordner, und begleiten Ihr Team einen Tag im Alltag.
Sinnvoll statt vollständig, mit dem Einverständnis und der Akzeptanz der Mitarbeitenden, in Cloud-Lösungen in europäischen Rechenzentren. Probelauf, Testmigration und Stichtag planen wir gemeinsam.
Erst wenn die Daten sauber umgezogen sind, setzen wir KI dort ein, wo sie im Alltag entlastet, etwa beim Zuordnen von Dokumenten. Entschieden wird weiter vom Team.
Nein. Was im Alltag gebraucht wird, zieht um. Was nur aufbewahrt werden muss, kann lesend archiviert werden, und was nach Ablauf der Frist niemand mehr haben darf, wird mit Protokoll gelöscht. Das entscheiden wir gemeinsam mit Ihnen und Ihrer Datenschutzbeauftragten.
So kurz wie möglich, meist über ein Wochenende. Zwischen Freeze und Go-live arbeitet das Team mit einem vereinbarten Notfallformular. Wie lange es konkret dauert, zeigt die vollständige Testmigration.
Sie bleibt, wenn sie zu Ihnen passt. Wir ersetzen keine Fachsoftware, sondern ziehen Daten und Ablagen sinnvoll um und bauen Schnittstellen um das, was Sie schon nutzen.
Dafür gibt es den Rollback-Punkt. Bis zum Go-live kann jederzeit ins unveränderte Altsystem zurückgekehrt werden. Das ist geplant und kein Scheitern.
Das darf nicht passieren. Fotos ziehen mit ihren Metadaten um, also mit Aufnahmedatum und Zuordnung zur Wunde. Fehlt das im Altsystem, klären wir vorher, wie die Zuordnung hergestellt wird.
In Cloud-Lösungen in europäischen Rechenzentren, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und abgestimmten Zugriffsrechten. Was vor Ort bleiben soll, bleibt vor Ort.
Sie planen einen Umzug Ihrer Daten? Erstgespräch vereinbaren