WUNDIGITAL
// Werkzeug · Lastenheft

Das Lastenheft: erst wissen, was Sie brauchen, dann Angebote einholen.

Bevor Sie Software auswählen oder eine Cloud-Migration ausschreiben, gehört aufgeschrieben, was sie können muss. Sortieren Sie Anforderungen in Muss, Soll und Kann, und nehmen Sie ein Lastenheft mit, das Anbieter vergleichbar macht.

lastenheft: wunsch → anforderung
01wünsche     → im team sammeln02priorität   → muss · soll · kann · nicht03formulieren → prüfbar, nicht gefühlt04rahmen      → dsgvo, avv, eu-hosting, export05angebote    → vergleichbar auf einer grundlage
01

Warum ein Lastenheft

Softwareprojekte werden selten an der Technik zäh, häufiger an unklaren Erwartungen. Wer Angebote einholt, ohne aufgeschrieben zu haben, was gebraucht wird, bekommt Demos, die beeindrucken, und Verträge, die offen lassen, was am Ende geliefert wird. Das Lastenheft dreht die Reihenfolge um: erst wissen, was Sie brauchen, dann fragen, wer es liefern kann.

Vergleichbare Angebote

Drei Anbieter, drei Demos, drei Preislisten: Ohne gemeinsame Grundlage vergleichen Sie Präsentationen, nicht Lösungen. Ein Lastenheft legt fest, worauf alle antworten.

Entscheidung im Team

Wer aufschreibt, muss sich einigen. Pflege, Leitung und Verwaltung klären vor dem Angebot, was wirklich zählt, statt danach im Projekt.

Eine Abnahme, die trägt

Was im Lastenheft prüfbar steht, lässt sich bei der Abnahme abhaken. Was fehlt, wird zur Diskussion über Nachträge.

Weniger Abhängigkeit

Exportformate, Speicherort und Vertragsende stehen von Anfang an drin. Das schützt Sie, wenn Sie später wechseln wollen.

Bei uns gehört das Lastenheft in die Analysephase. Bevor eine Software ausgewählt oder eine Cloud-Migration ausgeschrieben wird, nehmen wir mit Ihrem Team auf, was heute läuft und was künftig gebraucht wird.

02

Lastenheft oder Pflichtenheft

Die beiden Begriffe werden oft verwechselt. Sie gehören zusammen, kommen aber von verschiedenen Seiten des Tisches.

Lastenheft
Kommt vom Auftraggeber, also von Ihnen.

Beschreibt, was gebraucht wird und wofür: Anforderungen, Prioritäten, Rahmenbedingungen, Abnahmekriterien. Es bleibt lösungsneutral.

Pflichtenheft
Kommt vom Auftragnehmer, dem Anbieter.

Beschreibt, wie und womit er Ihr Lastenheft umsetzt. Es entsteht auf Grundlage des Lastenhefts und wird von Ihnen geprüft.

Merkhilfe: Das Lastenheft beantwortet das Was, das Pflichtenheft das Wie. Wer im Lastenheft schon Datenbanken oder Hersteller vorgibt, nimmt Anbietern die Chance, einen besseren Weg vorzuschlagen.

03

Was hineingehört

Acht Teile genügen. Für einen kleinen Pflegedienst passen sie auf wenige Seiten; wichtig ist, dass keiner fehlt.

Ausgangslage
Wer Sie sind, wie Sie arbeiten, warum jetzt.

Einrichtung, Standorte, Touren oder Sprechstunden, der konkrete Anlass.

Ziele
Was nach dem Projekt besser sein soll.

Zwei bis drei Ziele, die das Team unterschreibt. Nicht die Technik, sondern das Ergebnis.

Ist-Systeme und Schnittstellen
Was bleibt und womit die Lösung sprechen muss.

Pflege- oder Praxissoftware, Abrechnung, KIM-Anbindung, Tabellen, Papier und Fax.

Anforderungen mit Priorität
Was die Lösung können muss, soll oder kann.

Jede Anforderung einzeln, nummeriert und priorisiert, etwa nach MoSCoW.

Abnahmekriterien
Woran Sie erkennen, dass eine Anforderung erfüllt ist.

Prüfbar formuliert: Wer tut was, unter welchen Bedingungen, woran gemessen.

Rahmenbedingungen
Was für jede Lösung gilt.

DSGVO, AVV, Hosting in der EU, Exportformate, Zusammenarbeit mit bestehender Software.

Zeitplan
Bis wann Angebote kommen und wann es losgehen soll.

Angebotsfrist, Rückfragen, Entscheidung, gewünschter Start, Schulung vor dem Echtbetrieb.

Ansprechpartner
Wer Fragen beantwortet und wer entscheidet.

Eine fachliche Ansprechperson und, falls anders, die entscheidende Person.

Rahmenbedingungen sind kein Kleingedrucktes. Verarbeitet ein Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO nötig. Gesundheitsdaten zählen zu den besonders geschützten Daten. Speicherort, Exportformate und das Vorgehen bei Vertragsende gehören deshalb in jedes Lastenheft.

04

Vom Wunschzettel zum Lastenheft

Am Anfang steht fast immer ein Wunschzettel: gesammelt in einer Teambesprechung, gemischt aus Großem und Kleinem, aus Klarem und Gefühltem. Sortieren Sie die Wünsche eines fiktiven Pflegedienstes mit Wundschwerpunkt nach Muss, Soll, Kann und Nicht. Die Einteilung ist an MoSCoW angelehnt, eine verbreitete Methode zur Priorisierung. Zwei Prüfungen laufen mit: Wird zu viel Muss? Und lässt sich jede Anforderung bei der Abnahme überhaupt prüfen?

Interaktiv · Wunschzettel → Lastenheft

Ziehen Sie die oberste Karte in eine Spalte oder drücken Sie 1–4. Einsortierte Karten anklicken, dann Spalte wählen oder Taste drücken; 0 legt sie zurück.

Wunsch 01/16 · Dokumentationprüfbar
Wundfotos mit Maßstab in der Akte

„Fotos mit Maßstab landen direkt in der richtigen Wundakte.“

Im Lastenheft steht

Ein Wundfoto mit Messhilfe wird am Diensthandy aufgenommen und ohne Umweg über E-Mail oder Messenger der richtigen Wundakte zugeordnet.

ziehen oder Taste 1–4
Muss-Anteil0 von 0
– %
Noch nichts priorisiert

Sortieren Sie den ersten Wunsch, dann schlägt die Nadel aus.

Prüfbarkeit–

Unscharf formulierte Wünsche erscheinen hier, sobald Sie sie priorisieren.

  • hierher ziehen · Taste 1
  • hierher ziehen · Taste 2
  • hierher ziehen · Taste 3
  • hierher ziehen · Taste 4

Fiktiver Pflegedienst mit Wundschwerpunkt · Prioritäten angelehnt an MoSCoW · Ampel-Grenzen sind ein Richtwert dieses Werkzeugs · gespeichert nur in Ihrem Browser

Aus Ihrer Sortierung entsteht darunter das Lastenheft. Ergänzen Sie Ausgangslage, Ziele und Ist-Systeme in wenigen Worten, dann kopieren Sie es als Text oder Markdown oder öffnen die Druckansicht.

Interaktiv · Ihr Lastenheft
Kurz ausfüllen0/11
Ausgangslage
Ziele
Ist-Systeme
Zeitplan und Kontakt
Lastenheft · Entwurf
Ihre Einrichtung

Was die Lösung leisten muss, aus Sicht der Einrichtung.

01Ausgangslage

  • Einrichtung: [bitte ergänzen]
  • Standorte und Team: [bitte ergänzen]
  • Anlass: [bitte ergänzen]

02Ziele

  • [bitte ergänzen]

03Ist-Systeme und Schnittstellen

  • Pflege- oder Praxissoftware: [bitte ergänzen]
  • Abrechnung: [bitte ergänzen]
  • Weitere Systeme, Schnittstellen: [bitte ergänzen]

04Anforderungen nach Priorität

Muss · ohne diese Punkte kein Vertrag (0)
  • keine
Soll · wichtig, aber verhandelbar (0)
  • keine
Kann · willkommen, wenn es dabei ist (0)
  • keine
Nicht Bestandteil dieses Auftrags (0)
  • keine
Noch nicht priorisiert (16)
  • Wundfotos mit Maßstab in der Akte, Offline-Dokumentation auf Tour, KIM-Anbindung, Export in offenen Formaten, Hosting in der EU, Rollen und Rechte, Schnittstelle zur Abrechnung, Diktat mit KI, Schulung vor Ort, Tourenplanung, Mehrmandanten, App für Angehörige, Fällige Wundbeurteilungen, Arbeitet neben der Pflegesoftware, Erreichbarer Support, Eine App für alles

05Abnahmekriterien

  • Jede Muss- und Soll-Anforderung wird bei der Abnahme anhand des oben genannten Kriteriums geprüft. Muss-Anforderungen sind Ausschlusskriterien.
  • Stand: 0 von 0 Muss- und Soll-Anforderungen sind prüfbar formuliert.

06Rahmenbedingungen

  • Datenschutz: Verarbeitung nach DSGVO; Rechtsgrundlagen, Löschfristen und Betroffenenrechte sind im Angebot beschrieben.
  • Auftragsverarbeitung: Verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten in unserem Auftrag, wird ein AVV nach Art. 28 DSGVO geschlossen; Unterauftragnehmer werden benannt.
  • Hosting: Speicherung und Verarbeitung in Rechenzentren in der EU.
  • Exportformate: Vollständiger Export aller Daten in dokumentierten, offenen Formaten, auch zum Vertragsende.
  • Bestehende Software: Vorhandene Pflege-, Praxis- und Abrechnungssoftware bleibt; die Lösung arbeitet mit ihr zusammen.
  • Team: Einführung schrittweise und mit Einbindung der Mitarbeitenden; Schulung ist Teil des Angebots.

07Zeitplan und Ansprechperson

  • Zeitplan: [bitte ergänzen]
  • Ansprechperson: [bitte ergänzen]
Vereinfachte Vorlage, ersetzt keine rechtliche Prüfung im Einzelfall · Eingaben bleiben in Ihrem Browser

Wenn die Angebote eintreffen, geht es weiter mit dem Anbieter-Check: Dort prüfen Sie, ob ein Angebot hält, was Ihr Lastenheft verlangt.

05

Prüfbar formulieren

Die meisten Wünsche klingen vernünftig und sind trotzdem nicht prüfbar. „Schnell“, „einfach“, „sicher“: Jeder Anbieter wird zustimmen, und bei der Abnahme kann niemand sagen, ob es erfüllt ist. Ein Abnahmekriterium nennt, wer was unter welchen Bedingungen tut und woran es gemessen wird.

Interaktiv · Prüfbar formulieren
0/3 prüfbar
Der Wunsch

„Die Software soll schnell sein.“

Welche Fassung könnten Sie bei der Abnahme prüfen, mit Ja oder Nein?

Beispielwerte · legen Sie Grenzwerte und Messverfahren für Ihre Einrichtung selbst fest
06

Typische Fehler

Alles ist Muss

Wenn jede Anforderung ein Ausschlusskriterium ist, unterscheidet sich kein Angebot vom anderen. Muss heißt: Ohne das unterschreiben wir nicht.

Lösung statt Anforderung

„Wir brauchen eine App“ beschreibt ein Mittel. Beschreiben Sie, was erreicht werden soll, und lassen Sie Anbietern den Weg.

Wohlfühlwörter

Schnell, einfach, sicher, modern: Darunter versteht jeder etwas anderes. Bei der Abnahme hilft nur, was sich prüfen lässt.

Das Team fehlt

Ein Lastenheft aus der Leitung allein übersieht den Alltag auf Tour. Wer später damit arbeitet, gehört an den Tisch.

Kein Wort zum Ende

Export, Löschung und Übergabe bei Vertragsende fehlen oft. Später sind sie teuer nachzuverhandeln.

Bestehendes vergessen

Pflege- und Abrechnungssoftware bleiben meist. Ohne Ist-Systeme im Lastenheft entsteht eine weitere Insel.

07

Wo die Module ansetzen

Viele Anforderungen im Lastenheft berühren Themen, die wir in den Modulen ausführlich beschreiben.

MODUL 03 · FHIR & HL7Ist-Systeme und Schnittstellen sauber beschreiben: was Ihre Software heute kann und worüber sie spricht.ZUM ARTIKEL →MODUL 03 · DIGITALE AKTEAnforderungen an die digitale Akte: Wundverlauf, Fotos, Zugriffe und was aus dem Papier übernommen wird.ZUM ARTIKEL →MODUL 06 · DSGVO-PAKETRechtsgrundlagen, AVV und Löschkonzept als feste Rahmenbedingungen ins Lastenheft schreiben.ZUM ARTIKEL →MODUL 06 · EU-HOSTINGSpeicherort, Unterauftragnehmer und Exportformate so festlegen, dass Cloud-Angebote vergleichbar werden.ZUM ARTIKEL →MODUL 06 · EU AI ACTWenn KI dazukommt: festhalten, was das System tun darf und welche Pflichten bei Ihnen als Betreiber liegen.ZUM ARTIKEL →MODUL 05 · DTA §301/§302Abrechnung als Anforderung: welche Daten wohin müssen, ohne dass jemand abtippt.ZUM ARTIKEL →
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So gehen wir vor

01 · ANALYSIEREN

Wir nehmen Ihre bestehenden Systeme und Abläufe auf und schreiben mit Ihrem Team das Lastenheft: was bleibt, was fehlt, was Muss ist.

02 · MIGRIEREN

Auf dieser Grundlage ziehen Daten und Abläufe schrittweise in eine EU-Cloud, mit dem Einverständnis und der Akzeptanz der Mitarbeitenden.

03 · KI GEZIELT EINSETZEN

Erst dann kommt KI dazu, etwa Diktat oder vorbefüllte Dokumentation, dort, wo das Lastenheft einen konkreten Nutzen beschreibt.

Ihre Pflege- oder Praxissoftware ersetzen wir dabei nicht. Das Lastenheft beschreibt deshalb oft gerade das, was um sie herum passieren soll. Mehr zu unserem Vorgehen

09

Häufige Fragen

Brauchen wir als kleiner Pflegedienst wirklich ein Lastenheft?

Ja, nur kürzer. Schon zwei Seiten mit Ausgangslage, priorisierten Anforderungen und Rahmenbedingungen machen Angebote vergleichbar. Umfang und Aufwand richten sich nach dem Vorhaben, nicht nach einer Norm.

Wer schreibt das Pflichtenheft?

Der Auftragnehmer. Er beschreibt auf Grundlage Ihres Lastenhefts, wie und womit er die Anforderungen umsetzt. Prüfen Sie es gegen Ihr Lastenheft, bevor Sie es freigeben.

Dürfen wir Produkte oder Hersteller vorgeben?

Besser nicht. Beschreiben Sie, was erreicht werden soll, nicht womit. Eine Ausnahme sind Systeme, die bleiben: Dass die Lösung mit Ihrer vorhandenen Software zusammenarbeiten muss, gehört ausdrücklich hinein.

Wir sind ein öffentlicher Träger. Reicht dieses Werkzeug?

Als Einstieg in die Anforderungen ja. Für öffentliche Auftraggeber gelten zusätzlich vergaberechtliche Regeln für Verfahren, Fristen und Zuschlag. Die klären Sie mit Ihrer Vergabestelle oder rechtlicher Beratung.

Ersetzt WUNDigital mit dem Lastenheft unsere Pflegesoftware?

Nein. Ein Lastenheft kann auch beschreiben, was rund um Ihre bestehende Software passieren soll: Schnittstellen, Fotos, Diktat, Austausch mit Praxen. Genau dort setzen wir an.

Wo bleiben unsere Eingaben?

Nur in Ihrem Browser. Das Werkzeug speichert Sortierung und Felder lokal, damit sie nach einem Neuladen noch da sind. Es wird nichts übertragen.

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STAND: OKTOBER 2026DOCS-START← ZUR STARTSEITE