Ausfall des Netzes, ein verschlüsselter Server, ein gestohlenes Notebook: Was in der ersten Stunde zählt, wer wen informiert und wie die Versorgung weiterläuft. Üben Sie den Ernstfall, bevor er kommt.
00–15 min → sichern: trennen, nicht ausschalten · notieren15–30 min → versorgen: papier-tourenplan · notfall-handy30–60 min → informieren: meldekette nach rollen≤ 72 h → datenpanne? bewerten · ggf. melden (art. 33 dsgvo)danach → wiederanlauf · nachtragen · nachbesprechen
In Pflege und Praxis ist die IT längst Teil der Versorgung: Tourenplan, Medikationsplan, Dokumentation, Abrechnung, Telefon. Fällt sie aus, ist die erste Frage nicht technisch, sondern pflegerisch: Wer wird wann versorgt, und womit? Ein Notfallplan beantwortet diese Frage, bevor jemand improvisieren muss.
Erst die Menschen, dann die Technik. Der Plan sorgt dafür, dass Touren starten und Medikamente stimmen, auch wenn kein System läuft.
Wer bemerkt, wer entscheidet, wer meldet: festgelegt nach Funktion und Vertretung, damit der Plan auch im Urlaub und im Nachtdienst trägt.
Ausgedruckt, aktuell und sicher verwahrt: Der Notfall-Ordner hält den Betrieb, bis die IT zurück ist.
Der beste Plan ist kurz: eine Seite, die jede und jeder im Team findet und versteht. Das ausführliche Notfallhandbuch darf dahinter stehen, aber im Ernstfall greift man zur Karte.
Nicht jeder Ausfall ist ein Angriff. Die meisten sind banal, und gerade deshalb trifft es Einrichtungen unvorbereitet:
Bauarbeiten, eine Störung beim Anbieter, ein defekter Router. Hängen Telefon und Software an derselben Leitung, ist das Büro auf einmal stumm und blind.
Server, Router und Telefonanlage stehen still. Was eine unterbrechungsfreie Stromversorgung überbrückt und was nicht, sollten Sie vorher wissen.
Die Pflegesoftware oder ein Abrechnungsportal ist nicht erreichbar, obwohl bei Ihnen alles läuft. Ihr Plan muss auch dann greifen.
Erpressungssoftware verschlüsselt Server und Dateien, oft nachdem Daten kopiert wurden. Betrieb, Daten und Meldepflichten sind gleichzeitig betroffen.
Notebook, Tablet oder Diensthandy mit Klientendaten. Wie groß das Risiko ist, hängt an Verschlüsselung und Zugängen.
TI-Anbindung, KIM oder E-Rezept nicht erreichbar. Für das E-Rezept gibt es bei technischen Störungen ein Ersatzverfahren auf Papier, für alles andere braucht es Ihren eigenen Plan.
Wie Sie die Systeme davor schützen, Schicht für Schicht, steht im Leitfaden Datensicherheit. Hier geht es um das, was danach kommt: die Reaktion und die Organisation.
Pflegedienst Rheinblick, ein fiktiver ambulanter Dienst, startet in die Woche, und dann geht etwas schief. Wählen Sie ein Szenario und entscheiden Sie Lage für Lage. Jede Entscheidung bewegt vier Anzeigen: Versorgung, Daten, Kommunikation und Pflichten. Am Ende steht eine Nachbesprechung und Ihre Notfallkarte zum Ausdrucken.
Fünf Lagen bis zum nächsten Tag, je drei Möglichkeiten. Ihre Entscheidungen bewegen vier Anzeigen. Am Ende steht Ihre Notfallkarte zum Ausdrucken.
Am besten im Team: Spielen Sie in der Teambesprechung ein Szenario pro Termin und fragen Sie bei jeder Lage, was bei Ihnen anders wäre. Die Lücken, die dabei auffallen, sind Ihr Arbeitsplan.
Im Ernstfall läuft vieles parallel, und die Versorgung beginnt sofort. Als Gerüst für die erste Stunde:
Ruhe bewahren, Lage erfassen. Bei Verdacht auf einen Angriff betroffene Geräte vom Netz trennen, eingeschaltet lassen und nichts löschen. Uhrzeit und Beobachtungen notieren.
Touren mit dem ausgedruckten Plan starten, Medikationspläne aus dem Notfall-Ordner nehmen, das Notfall-Handy einschalten. Zeitkritische Einsätze zuerst.
Meldekette nach Rollen: Leitung, IT-Dienstleister, Datenschutzbeauftragte. Bewerten, ob eine Datenpanne vorliegt, und die 72-Stunden-Frist im Blick behalten.
Die Zeiten sind Richtwerte. Entscheidend ist, dass jede Rolle weiß, was sie zuerst tut, und dass niemand auf die Technik wartet, während Klientinnen und Klienten auf ihre Versorgung warten.
Das Kleingedruckte in Kürze. Die Übersicht ist bewusst vereinfacht und ersetzt keine Einzelfallprüfung oder Rechtsberatung. Ob ein Ausfall eine meldepflichtige Datenpanne ist, hängt am Risiko für die Betroffenen; auch der bloße Verlust der Verfügbarkeit kann darunterfallen.
Bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden, nachdem sie bekannt wurde, es sei denn, sie führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko. Informationen dürfen schrittweise nachgereicht werden.
Wenn voraussichtlich ein hohes Risiko für die Betroffenen besteht: unverzüglich und in klarer, einfacher Sprache. Sie kann etwa entfallen, wenn die Daten wirksam verschlüsselt waren.
Fakten, Auswirkungen und ergriffene Maßnahmen werden festgehalten, auch wenn keine Meldung nötig ist. So lässt sich später zeigen, warum wie entschieden wurde.
Zu den Schutzmaßnahmen gehört die Fähigkeit, Verfügbarkeit und Zugang nach einem Zwischenfall rasch wiederherzustellen, und ein Verfahren, das die Maßnahmen regelmäßig überprüft.
Im Ausfall wird auf Papier dokumentiert und später nachgetragen, nachvollziehbar mit Datum und Handzeichen.
Bei Angriffen und Diebstahl. Die Polizei jedes Landes hat eine Zentrale Ansprechstelle Cybercrime für Unternehmen und Einrichtungen.
Größere Einrichtungen können weiteren Meldepflichten unterliegen (z. B. KRITIS/NIS2), prüfen Sie das mit Ihrer Beratung. Auch Verträge und Versicherungen können eigene Meldewege vorschreiben.
Ein Plan, der nie geübt wurde, ist eine Vermutung. Der Wiederanlauf beginnt deshalb lange vor dem Ausfall: mit Sicherungen, die geprüft sind, und einem Team, das die Abläufe schon einmal durchgespielt hat.
Ein Planspiel in der Teambesprechung, ein Szenario pro Termin. Danach wird der Plan angepasst, nicht nur abgeheftet.
Ob die Wiederherstellung klappt und wie lange sie dauert, zeigt nur die Probe. Das Datum der letzten Probe gehört in den Notfall-Ordner.
Mindestens eine Sicherung liegt offline oder unveränderbar, damit ein Angriff sie nicht mitverschlüsselt.
Ausdrucke regelmäßig erneuern, alte datenschutzgerecht vernichten, die Telefonliste bei jedem Personalwechsel prüfen.
Und was gehört in den Notfall-Ordner? Blättern Sie durch die Register:
Blättern Sie durch die Register und haken Sie ab, was Ihr Ordner schon enthält.
Wir schreiben keinen Notfallplan für die Schublade. Wir bauen ihn in die Abläufe ein, die wir mit Ihnen einrichten: Daten zentral in der EU-Cloud mit geprüften Backups, ein Notfall-Ordner digital und auf Papier, und klare Rollen für den Ernstfall. Ihre Pflege- oder Praxissoftware bleibt, wir bauen darum herum.
Wie der Umzug in die Cloud abläuft, beschreibt der Leitfaden Cloud-Migration.
Wir nehmen auf, was bei einem Ausfall stillsteht: welche Software, welche Leitung, welche Geräte, wo Daten liegen und wer was wissen muss. Daraus entsteht Ihr Notfallplan, nach Rollen.
Daten ziehen schrittweise in die EU-Cloud, mit verschlüsselten, geprüften Backups und einer Kopie außer Reichweite. Mit dem Einverständnis und der Akzeptanz Ihrer Mitarbeitenden, und mit dem Notfall-Ordner als Papierebene.
Erst dann kommt KI dazu, etwa um Papierdokumentation nach einem Ausfall per Diktat schneller nachzutragen. Jede KI-Funktion hat einen Plan B: Fällt sie aus, läuft die Arbeit ohne sie weiter.
Gerade dann. In kleinen Teams steckt viel Wissen in wenigen Köpfen; fällt die IT aus und ist die eine Person im Urlaub, fehlt es. Für den Anfang reichen eine Seite Plan und ein gepflegter Notfall-Ordner.
Nein. Gemeldet wird eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, außer sie führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko. Bewertet und dokumentiert wird aber jede. Die Entscheidung trifft Ihre Einrichtung, beraten durch Ihre Datenschutzbeauftragten.
Das BSI rät grundsätzlich davon ab, Lösegeld zu zahlen. Ob die Daten danach zurückkommen, ist ungewiss. Besser vorbereitet sind Sie mit einer Sicherung, die der Angriff nicht erreicht, und einem geprobten Wiederanlauf. Erstatten Sie Anzeige; die Polizei hat dafür Zentrale Ansprechstellen Cybercrime.
Sie verschiebt das Risiko. Ein Wasserschaden oder ein verschlüsselter Server im Büro nimmt die Daten nicht mehr mit, dafür hängt der Zugriff an der Leitung. Deshalb gehören eine zweite Verbindung, etwa über Mobilfunk, und der Papier-Ordner mit in den Plan.
Mindestens einmal im Jahr und nach größeren Änderungen, etwa einer neuen Software, einem Umzug oder einem Wechsel in der Leitung. Das Planspiel oben eignet sich als Einstieg für die nächste Teambesprechung.
Für die Systeme, die wir für Sie betreiben: Wir informieren Sie unverzüglich, sichern Spuren, stellen den Betrieb aus den Backups wieder her und unterstützen Sie bei der Meldung. Die Entscheidung über Meldungen bleibt bei Ihrer Einrichtung. Wer wann was tut, legen wir vorher gemeinsam fest.
Sie wollen wissen, ob Ihr Notfallplan im Ernstfall trägt? Erstgespräch vereinbaren