Welcher Ablauf, welches Team, woran messen Sie den Erfolg, und wann entscheiden Sie weiter? Das Pilot-Canvas führt Sie Feld für Feld durch die Planung eines ersten Digitalisierungs-Piloten, prüft ihn auf Lücken und zeigt, warum Go-oder-Stopp-Kriterien vor den Start gehören.
01ablauf → genau einer, klar abgegrenzt02ziel → messgröße + ausgangswert + zielwert03team → pilotgruppe, ansprechperson, br/mav04rahmen → systeme, schutzbedarf, rückfallplan05zeit → 6–12 wochen, drei meilensteine06danach → go · anpassen · stopp, vorher festgelegt
Ein Pilot ist ein begrenzter Test mit echten Fällen: ein Ablauf, eine Gruppe, eine feste Zeit und ein Kriterium, das vor dem Start feststeht. Er macht eine Veränderung klein genug, um sie zurückzudrehen, und groß genug, um eine Wirkung zu zeigen. Und er gibt dem Team die Möglichkeit, den neuen Ablauf mitzugestalten, bevor er für alle gilt.
Nicht „die Dokumentation“, sondern „Wunddoku mit Foto beim Hausbesuch, Tour Nord“. Je enger der Zuschnitt, desto klarer die Aussage am Ende.
Ein Ablauf, der mehrmals pro Woche vorkommt, zeigt in wenigen Wochen einen Unterschied. Was einmal im Quartal passiert, eignet sich kaum.
Am besten ein Ablauf, der heute nervt. Dann merkt die Pilotgruppe selbst, ob es besser wird, und erzählt es weiter.
Wenn es nicht trägt, muss der alte Weg wieder offenstehen. Ein Pilot, der sich nicht zurückdrehen lässt, ist bereits ein Rollout.
Welcher Ablauf zuerst drankommt, klären Sie mit dem Fahrplan, wie er heute läuft, mit der Prozess-Skizze. Das Canvas ist der Schritt danach: Der Ablauf steht fest, jetzt wird der Test geplant.
Neun Felder auf einer Seite, wie bei einem Geschäftsmodell-Canvas. Klicken Sie ein Feld an: Leitfragen, passende Einstellungen und Beispiele aus Ihrer Branche helfen beim Ausfüllen, Ihre Notizen landen als Zettel auf dem Plakat. Der Plausi-Check zeigt, wo noch etwas fehlt oder sich widerspricht.
Klicken Sie auf ein Feld, am besten mit 1 beginnend. Oder sehen Sie sich zuerst ein ausgefülltes Beispiel an.
Ihre Eingaben bleiben in diesem Browser, im lokalen Speicher der Seite, und werden nirgendwohin gesendet. Ausgedruckt im Querformat passt das Canvas an die Wand im Teamraum.
Wo er stattfindet und ob er eine Schnittstelle zu einem anderen System oder nach außen hat. Eine Schnittstelle braucht Testzeit und gehört deshalb gleich mit auf das Feld.
Was im Alltag sichtbar hakt: doppeltes Abtippen, Rückfragen, Wartezeiten, Suchen. Aus dem Problem ergibt sich später die Messgröße.
Eine Zahl, die das Problem direkt abbildet, vor dem Start gemessen und am Ende auf dieselbe Weise. Dazu kommt die Rückmeldung des Teams.
Wenige Menschen, die den Ablauf täglich machen, eine Ansprechperson mit Zeit im Plan und die Frage, ob Betriebsrat oder Mitarbeitervertretung informiert sind.
Ihre vorhandene Software bleibt führend. Gesundheitsdaten sind nach der DSGVO besonders geschützt: Rechtsgrundlage, Auftragsverarbeitung und Speicherort werden vor dem Start geklärt.
Funkloch, Ausfall, doppelte Erfassung in der Übergangszeit. Der Rückfallplan sagt, wie die Versorgung weiterläuft, wenn das Neue an einem Tag nicht funktioniert.
Kürzer zeigt oft nur die Eingewöhnung, länger verwässert die Entscheidung. Ausgangswert vorher, Zwischenstand zur Halbzeit, Auswertung am Ende.
Wer lernt wie, wer wird informiert, etwa Team, Leitung, Patientinnen und Patienten oder Partner, und auf welchem Weg kommen Rückmeldungen zurück?
Ab welchem Wert wird ausgerollt, ab welchem abgebrochen, und wer entscheidet? Was dazwischen liegt, heißt: anpassen und neu entscheiden.
Vereinfacht dargestellt, ersetzt keine rechtliche Prüfung im Einzelfall.
Das Canvas nennt bewusst keine Richtwerte. Zahlen aus anderen Einrichtungen passen selten, weil jede woanders startet. Was zählt, ist Ihr eigenes Vorher und Nachher, ehrlich und auf dieselbe Weise gemessen.
Eine Messgröße, die das Problem direkt abbildet. Fünf Kennzahlen nebeneinander verwässern die Entscheidung.
Ohne Ausgangswert kein Vergleich. Eine Strichliste über zwei Wochen vor dem Start genügt oft.
Vorher und nachher dieselbe Methode, dieselbe Zeitspanne, dieselben Fälle. Sonst misst man am Ende die Methode.
Gezählt werden Vorgänge, Rückfragen und Wartezeiten, nicht die Leistung Einzelner. Alles andere gehört mit der Interessenvertretung geklärt.
In den ersten Wochen misst man oft vor allem die Eingewöhnung. Bewertet werden die letzten Wochen des Piloten.
Eine kurze Frage am Ende: Würden Sie zum alten Ablauf zurückwollen? Eine gute Zahl, die das Team nicht trägt, ist kein Go.
Wie eine Strichliste aussieht und wie Sie damit Verwaltungszeit schätzen, zeigt der Potenzialrechner.
Nach acht Wochen steht die Entscheidung an. Spielen Sie einen fiktiven Pilot durch, Woche für Woche, in vier Verläufen. Unterwegs meldet sich jemand mit einem Bauchgefühl. Am Ende entscheiden Sie, und das Werkzeug hält Ihre Entscheidung gegen die Kriterien, die vor dem Start vereinbart wurden.
Rezept-Anrufe pro Tag, Ø je Woche. Vorher: 40.
Ist ein Pilot einmal gelaufen, sieht jede Kurve nach etwas aus. Wer die Grenze erst danach zieht, zieht sie leicht dort, wo das Ergebnis schon liegt. Vorher vereinbart, schützt sie vor drei typischen Fallen: Abbruch mitten in der Eingewöhnung, Verlängerung ohne Wirkung und Rollout gegen das Team.
Jeder Pilot folgt bei uns denselben drei Phasen, nur im Kleinen.
Wir begleiten Ihr Team im Alltag, nehmen bestehende Systeme und Abläufe auf und suchen mit Ihnen den Ablauf, der sich als Pilot eignet. Das Canvas füllen wir gemeinsam, mit Ihren Zahlen.
Was der Pilot braucht, zieht schrittweise in eine Cloud in europäischen Rechenzentren, mit dem Einverständnis und der Akzeptanz Ihrer Mitarbeitenden. Ihre Software bleibt führend, der Rückfallplan steht vor dem Start.
Wo KI im Pilot eine konkrete Aufgabe abnehmen kann, etwa Dokumente zuordnen oder Entwürfe vorbereiten, binden wir sie in Ihre bestehenden Strukturen ein. Entscheiden tut weiterhin Ihr Team.
Nach der Entscheidung geht es weiter: Bei Go folgen die nächsten Teams mit Schulung und fester Ansprechperson, bei Anpassen ein zweiter, kürzerer Durchlauf, bei Stopp eine ehrliche Auswertung. Mehr dazu, wie wir insgesamt vorgehen, wie Sie das Team mitnehmen und wie aus dem ersten Pilot ein Fahrplan wird.
So klein, dass er sich zurückdrehen lässt, und so groß, dass sich etwas messen lässt: ein Ablauf, ein Team oder ein Standort, mit genug Fällen pro Woche, um einen Unterschied zu sehen.
Dann ist die Messung vor dem Start der erste Schritt. Eine Strichliste über zwei Wochen oder eine Stichprobe aus abgeschlossenen Fällen genügt oft. Wichtig ist nur, am Ende genauso zu messen.
Nein. Ein Stopp nach vorher vereinbarten Kriterien ist ein Ergebnis: Sie wissen nach wenigen Wochen, dass dieser Weg nicht trägt, statt es nach einem Jahr zu ahnen. Was das Team gelernt hat, fließt in den nächsten Versuch.
Wenn es eine Interessenvertretung gibt und das System Daten erfasst, die Rückschlüsse auf Verhalten oder Leistung zulassen, in aller Regel ja, auch im Pilot. Früh informiert, wird sie eher zur Unterstützung als zur Hürde. Die Bewertung im Einzelfall gehört in juristische Hände.
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Lieber den Pilot gemeinsam planen? Erstgespräch vereinbaren und das Canvas vorab als Text mitschicken, oder zuerst lesen, wie das Gespräch abläuft.