Zwischen Verordnung, Genehmigung, Lieferung, Nachweis und Abrechnung wandert ein Vorgang durch viele Hände. Homecare-Versorger und Sanitätshäuser verlieren dabei Zeit und Geld. Wir bringen den Vorgang in einen Fluss.
01verordnung → von der arztpraxis02prüfung → vollständig? vertrag? genehmigungspflichtig?03genehmigung → kostenvoranschlag an die kasse, falls nötig04lieferung → einweisung und beratung beim patienten05nachweis → lieferschein, unterschrieben06abrechnung → dta nach §302 sgb v · absetzung? → widerspruch
Im Sanitätshaus und beim Homecare-Versorger beginnt fast jeder Vorgang mit einer Verordnung und endet erst, wenn die Kasse bezahlt hat. Dazwischen liegen Prüfung, oft ein Kostenvoranschlag, Kommissionierung, Lieferung mit Einweisung, ein unterschriebener Nachweis und die Abrechnung. In der Wundversorgung kommen Folgeversorgungen in kurzen Abständen dazu, Abstimmung mit Pflege und Praxis und die Beratung am Bett.
Nimmt Verordnungen an, prüft sie, stellt Kostenvoranschläge, fasst bei Praxen und Kassen nach und hält Patientinnen, Patienten und Pflege auf dem Laufenden.
Branchensoftware, Kassenportale, Fax, Telefon und viele Wiedervorlagen im Kopf.
Kommissioniert nach Verordnung und Genehmigung, plant Touren und Liefertermine, organisiert Nachlieferungen und Folgeversorgungen.
Warenwirtschaft, Tourenlisten, ausgedruckte Lieferscheine.
Liefern beim Patienten zu Hause oder in der Einrichtung, weisen in den Gebrauch ein, beraten zu Versorgung und Mehrkosten und holen die Unterschrift ein.
Lieferschein auf Papier oder Tablet, Fotos fürs Wundgespräch, das Telefon für Rückfragen.
Sammelt Verordnungen, Genehmigungen und Nachweise, rechnet mit den Kassen ab und bearbeitet Rückläufer und Absetzungen.
Datenträgeraustausch, oft über ein Abrechnungszentrum, dazu Ordner mit Belegen.
Jede Station hat ihr eigenes Werkzeug, und zwischen den Werkzeugen wird abgetippt, gefaxt und telefoniert. Der Vorgang selbst existiert oft nur als Papierstapel mit Haftnotiz.
Hilfsmittelversorgung ist eng geregelt: durch das Sozialgesetzbuch, vor allem aber durch die Verträge mit den einzelnen Kassen. Die wichtigsten Punkte im Überblick:
Hilfsmittel und Verbandmittel kommen in der Regel mit ärztlicher Verordnung. Fehlen Angaben wie Diagnose, Produkt, Menge oder die Unterschrift, wird nachgefordert. Die elektronische Verordnung kommt schrittweise auch in diesen Bereich.
Für viele Versorgungen verlangt die Kasse vorab einen Kostenvoranschlag und genehmigt erst dann, andere sind laut Vertrag genehmigungsfrei. Welche Regel gilt, steht im jeweiligen Vertrag.
Zulasten der gesetzlichen Kassen versorgen nur Vertragspartner. Die Verträge regeln Produkte, Preise, Fristen und Nachweise und unterscheiden sich von Kasse zu Kasse.
Wer Hilfsmittel abgibt, weist fachliche, räumliche und sachliche Eignung nach, in der Regel über ein Präqualifizierungsverfahren bei einer dafür akkreditierten Stelle. Das Zertifikat gilt je Versorgungsbereich und wird regelmäßig überprüft.
Versicherte werden beraten, welche Versorgung ohne Mehrkosten möglich ist, und in den Gebrauch eingewiesen. Die Beratung wird dokumentiert und von den Versicherten bestätigt.
Mit ihrer Unterschrift bestätigen Versicherte oder eine berechtigte Person den Erhalt. Fehlt sie, fehlt der Nachweis für die Abrechnung.
Sonstige Leistungserbringer rechnen elektronisch mit den Kassen ab, selbst oder über ein Abrechnungszentrum. Verordnung und Nachweise gehen nach den Vorgaben der Kassen mit.
Abstimmung zur Versorgung ist erwünscht. Vorteile für Zuweisungen sind verboten, und Versicherte wählen ihren Versorger unter den Vertragspartnern selbst.
Verordnungen, Lieferscheine und Wundbilder sind besonders geschützte Daten. Rechtsgrundlage, Zugriffe und Löschfristen gehören von Anfang an in den Ablauf.
Vereinfacht dargestellt, ersetzt keine Einzelfallprüfung. Maßgeblich sind die Verträge, die Sie mit den jeweiligen Kassen geschlossen haben, und deren Anlagen.
Fast nie scheitert eine Versorgung am Produkt. Sie stockt an den Übergaben:
Unterschrift, Diagnose oder Menge fehlen. Das Original geht zurück an die Praxis, die Versorgung wartet.
Der Kostenvoranschlag ist raus, die Antwort bleibt aus. Ohne Frist im System fällt das erst auf, wenn Patient oder Pflege anrufen.
Rezept erfassen, Kostenvoranschlag anlegen, Lieferschein schreiben, Abrechnung vorbereiten: viermal derselbe Fall, jedes Mal von Hand.
Fällt oft erst in der Abrechnung auf. Dann folgt eine zweite Anfahrt, oder der Nachweis wird umständlich nachgefordert.
In der Wundversorgung wird regelmäßig nachgeliefert. Läuft die Verordnung aus, merkt es oft zuerst die Pflege.
Die Kasse kürzt, weil ein Detail fehlt. Bis der Bescheid da ist, liegt der Fall weit zurück und muss neu aufgerollt werden.
Wie schnell eine Folgeversorgung knapp wird, hängt von Wechselrhythmus, Menge und Vorlauf ab. Rechnen Sie es mit Ihren eigenen Annahmen nach:
Bei 3 Wechseln pro Woche reichen 20 Stück etwa 47 Tage. Wird die Folgeverordnung erst beim letzten Verband angefordert, fehlt im ungünstigen Fall bis zu 7 Tage Material. Eine Erinnerung an Tag 40 schließt die Lücke, bevor sie entsteht.
Stellen Sie sich den Vorgang als Kapsel in einer Rohrpost vor. Solange alles stimmt, schießt sie von Station zu Station. Setzen Sie eine Störung und schicken Sie denselben Fall zweimal los: einmal so, wie es heute oft läuft, einmal mit Prüfungen, die Lücken erkennen, bevor die Kapsel dort ankommt.
Störungen an den Stationen setzen, Modus wählen, Vorgang abschicken. Danach im anderen Modus vergleichen.
Die Zeit zählt ab Eingang der Verordnung bis zur Abrechnung.
Die Rohrpost ist ein Bild, kein Versprechen. Wie viel Zeit eine Störung bei Ihnen kostet, hängt von Ihren Abläufen, Verträgen und Kassen ab. Genau das zeigt die Ist-Analyse. Und „mit WUNDigital“ heißt nicht neue Software: Die Prüfungen laufen an Ihrer bestehenden Branchensoftware entlang.
Homecare ist mehr als Logistik. Gerade in der Wundversorgung beraten Versorger beim Patienten, schulen Pflege und Praxen und pflegen über den Außendienst ein Netz aus Ansprechpersonen.
Fachberaterinnen und Fachberater mit Wundexpertise begleiten Versorgungen, sprechen mit Pflege und Praxis und dokumentieren den Verlauf. Diktat statt Tippen und Fotos, die geschützt im Vorgang landen, sparen den Abend am Schreibtisch.
Schulungen zu Produkten, Verbandwechsel und Hautschutz gehören für viele Versorger dazu. Themen, Einladungen, Unterlagen und Teilnahmebestätigungen lassen sich planen, statt jedes Mal neu gebaut zu werden.
Praxen, Pflegedienste, Einrichtungen und Kliniken: Wer wann besucht wurde, was vereinbart ist und wo eine Versorgung hakt, steht im CRM und nicht im Notizbuch.
Kliniken, Einrichtungsträger und andere öffentliche Auftraggeber schreiben Versorgung und Material aus. Passende Verfahren früh finden und Fristen halten wird zur Routine.
Die Kommunikation mit Pflege und Praxis läuft heute oft über Fax und Telefon: Rückfragen zur Verordnung, Wundbilder, Lieferabsprachen. Sichere Wege wie KIM und Schnittstellen zur vorhandenen Software bringen diese Nachrichten in den Vorgang, statt sie in Postfächern zu verteilen. Passende Vergabeverfahren findet die Ausschreibungssuche. Und weil das Heilmittelwerbegesetz auch für Medizinprodukte gilt, geht Werbung gegenüber Patientinnen und Patienten vorher durch eine HWG-Prüfung; für Fachinformationen an Fachkreise gelten weniger strenge Regeln.
Wir begleiten einen echten Vorgang vom Rezept bis zur Zahlung: welche Software, welche Portale, wo Papier, Fax und Telefon einspringen und wo Daten doppelt erfasst werden.
Belege und Vorgangsdaten ziehen schrittweise in eine Cloud-Lösung in europäischen Rechenzentren, mit dem Einverständnis von Innendienst, Lager und Außendienst. Was vor Ort bleiben soll, bleibt vor Ort.
Erst dann kommt KI dazu: Verordnungen auslesen, Lücken vor der Genehmigung finden, Abrechnungen vorprüfen. Eingebettet in Ihre Branchensoftware, entschieden wird von Ihrem Team.
Nein. Warenwirtschaft und Branchensoftware für Sanitätshaus oder Homecare bleiben. Wir bauen Schnittstellen und Automatisierung um sie herum, dort, wo heute Papier, Fax und Abtippen im Spiel sind.
Wenn Sie es so wollen, ja. Wir sorgen dafür, dass Vorgänge vollständig und vorgeprüft dort ankommen, und werten Rückläufer und Absetzungen so aus, dass Ihr Team daraus lernt.
Das ist einer der häufigsten Ansatzpunkte. Wie der Nachweis digital erfasst wird und was die Verträge Ihrer Kassen dazu verlangen, klären wir in der Analyse, bevor etwas umgestellt wird.
Die TI erreicht schrittweise auch die Hilfsmittelversorgung. Mit KIM und der elektronischen Verordnung entstehen sichere digitale Wege zu Praxen, Pflege und Kassen. Wir nutzen die Anbindung, die Ihre Software dafür mitbringt, statt eine eigene daneben zu bauen.
Das Zertifikat selbst erteilt eine dafür akkreditierte Stelle. Wir helfen, Nachweise geordnet und Fristen im Blick zu halten, damit die nächste Überprüfung keine Suchaktion wird.
Nur auf klarer Rechtsgrundlage, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, in europäischen Rechenzentren, mit Rollen und protokollierten Zugriffen. Welche Daten wohin dürfen, klären wir vor der ersten Zeile Code.
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