Archivieren, ohne Ordner zu stapeln

Im Keller ist kein Regalbrett mehr frei, neue Ordner stapeln sich schon im Flur. Auf manchen Kartons steht ein Jahrgang, auf anderen gar nichts. Was noch aufbewahrt werden muss, weiß niemand genau.

Ein ehemaliger Patient bittet um eine Kopie seiner Akte. Ein Teil liegt im Keller, der Rest als Scan auf dem Server, wo jeder Dateien ändern oder löschen kann. Beweissicher ist das nicht.

Mit WUNDigital sichtet das Team erst, was es gibt: Papier, alte Scans, das Praxisverwaltungssystem. Das bleibt. Dann legt die Praxis fest, welche Frist für welchen Dokumenttyp gilt und wer was sehen darf.

Wieder bittet ein Patient um eine Kopie. Susanne findet die Akte vollständig im Archiv, unveränderbar, jeder Zugriff protokolliert. Die alten Scans hat die KI verschlagwortet, Susanne hat Unklares geprüft.

Das Archiv meldet Akten, deren Frist abgelaufen ist, in der Regel zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung. Susanne prüft die Liste, die Praxisinhaberin gibt frei, gelöscht wird mit Nachweis.